Tagarchief: Transportdocumenten

Waarom we transportdocumenten moeten digitaliseren

iStock-825794054
Lees het gehele artikel

Het nieuwe VLAREMA stipuleert dat vanaf 1 januari 2023 alle identificatieformulieren voor het transport van afvalstoffen digitaal aangeleverd moeten worden. De bedoeling is alle gegevens centraal te kunnen opslaan om de handhaving en tracering van afvalstoffen door inspectiediensten te vergemakkelijken. Een deadline die nog pittig wordt voor heel wat recyclagebedrijven, aangezien er heel wat bijkomende processen in de bedrijfsvoering dan zullen mee moeten digitaliseren. Een fikse investering, maar toch is het sop in dit geval de kool wel waard. 

De hele wereld digitaliseert met corona als acce­lerator. Toch hinkte de transportsector nog wat achterop. Europa wil daarom een versnelling hoger schakelen. Te midden corona keurde het Europees Parlement een nieuwe verordening goed die lidstaten verplicht om vanaf 2025 ten laatste transport­gerelateerde documenten digitaal te aan­vaarden. Een belangrijke stap in de over­gang van papieren documenten naar elek­tronische informatie die de sector ook moet opleveren. Volgens de cijfers van de Europese Commissie zou dit tot 2040 resulteren in een kosten­besparing van 20 à 27 miljard euro. Besparingen waar de transport­bedrijven recht­streeks van zullen kunnen profiteren. Ook in de aan­gepaste EVOA wetgeving, de Europese Veror­dening Overbrenging Afval­stoffen, werd mel­ding gemaakt van een Euro­pees gecen­trali­seerd systeem voor digitalisering van noti­ficaties. In Vlaanderen bestaat er trouwens al een digitaal EVOA webloket voor de kennisgevingsprocedure.

Momenteel is het identificatieformulier (en/of CMR) al digitaal en dat voor elke stap in de keten: van het aanmaken van de documenten tot de ondertekening bij levering of ontvangst. Weg met al die papieren dus.

Voordelen van digitale transportdocumenten

Afvaltransport moet dus digitaliseren volgens Europa. Deze sector moet misschien zelfs nog meer oren hebben naar de voordelen van digi­talisering van transport­documenten dan andere sectoren, aangezien er bij het transport van afvalstromen, zeker wanneer ze de grens over gaan, nog meer administratie komt kijken (vracht­brieven, identificatieformulieren, bijkomende stuk­ken over waar het afval vandaan komt, wie ze mee­neemt en wat de bestemming is). Maar wat valt er nu allemaal te rapen voor recyclage­bedrijven die de stap zetten naar een digitale flow in plaats van papieren docu­menten? De volledige admini­stratieve romp­slomp kost onge­veer 15 miljoen vellen papier aan identificatie­formu­lieren alleen. Digi­talisering spaart dan niet alleen veel bomen op, maar levert uw chauffeur vooral veel tijdswinst en gemoedsrust op. Gedaan met alle documenten samen zoeken, uitstappen en aanmelden, voor­taan kan dat dan met een paar kliks of het scannen van QR-codes vanuit zijn cabine op een laag­drempelige, efficiënte manier. Het systeem is in deze digitale tijden uiteraard voorzien van de nodige lagen beveiliging en encryptie. 

Wat met de overheid?

In Vlaanderen is daarvoor het ewastra (electronic waste transport and traceability system) in voege. Ontwikkeld door Pionira en Denuo, in samenspraak met de Vlaamse en Waalse overheidsinstanties (OVAM en Wallonie environnement SPW), zodat het een oplossing is die rekening houdt met de speci­fieke spelregels waaraan afvaltransporten onderhevig zijn. Momenteel is het identificatie­formulier (en/of CMR) al digitaal en dat voor elke stap in de keten: van het aanmaken van de documenten tot de ondertekening bij levering of ontvangst. Op termijn moet dat voor alle transportdocumenten mogelijk worden met dezelfde app. De federale en gewestelijke federa­ties hebben via ewastra boven­dien, net als de transporteur en de leverancier, in real-time toegang tot alle documenten van alle transport­documenten, informatie die ze nodig hebben voor traceerbaarheid en handhaving. Volledige transparantie dus. Ewastra is goedgekeurd voor gebruik door de Vlaamse autoriteiten. In Wallonië is er een voorlopige goedkeuring en volgt er een testtraject. In Brussel is momenteel een aanvraagdossier hangende.

Op termijn zullen we dus in Europa afvaltransport allemaal in hetzelfde gecentraliseerde systeem moeten regelen.

Voorop lopen

Op termijn zullen we dus in Europa afvaltransport alle­maal in hetzelfde gecentraliseerde systeem moeten regelen. Digitalisering is niet tegen te houden. Als het vooruitzicht van minder admini­stratieve romp­slomp en tijds- en efficiëntie­winst nog niet voldoende aantrekkelijk lijkt, dan mis­schien wel de kans om samen met de rest van de Vlaamse recyclage­bedrijven voorop te lopen. Want de Vlaamse dead­line van 1 januari 2023 zal er bijzonder snel zijn.   

Digitale vrachtbrieven voor afvaltransport verhogen uw efficiëntie

ves_transport-secundaire-brandstoffen-kopieren
Lees het gehele artikel

Elektronische vrachtbrieven (ook wel e-cmr genoemd) staan al in heel wat sectoren garant voor efficiëntiewinst. Met de strenge regelgeving inzake traceerbaarheid die geldt voor afvaltransport was dat vooralsnog niet mogelijk in deze sector. Daar brengen sectorfederaties  go4circle, Coberec en IT-partner Pionira nu verandering in. Met de lancering van ewastra kunnen afvalbedrijven voortaan op een laagdrempelige manier en aan een gunstig tarief hun transportdocumenten digitaliseren.

Elk afvaltransport moet gedocumenteerd worden. De papieren geven aan waar de afvalstoffen vandaan komen, wie ze meeneemt en waar ze weer worden afgeleverd voor een perfecte traceerbaarheid. Het helpt de wetgever en ordehandhavers ook om in geval van calamiteiten de juiste maatregelen te kunnen treffen. “Maar dat brengt de nodige administratieve rompslomp en een papierslag met zich mee”, geeft Stany Vaes, algemeen directeur van go4circle aan. “Het bedrijf moet de documenten voorbereiden, de chauffeur moet overal uitstappen en de juiste bon laten ondertekenen, overal moeten er dubbeltjes voor ontvangst worden achtergelaten … Om die traceerbaarheid mogelijk te maken, zijn er dus heel wat manipulaties nodig. Dat kon volgens ons beter.” Go4circle en Coberec sloegen daarom de handen in elkaar met Pionira voor de ontwikkeling van een digitaal platform voor e-documenten voor afvaltransport: ewastra.

Recycling afvaltransport vrachtbrieven go4circle vakblad

Eerste stap in digitalisering

Twee essentiële voorwaarden stonden voorop in de ontwikkeling van ewastra: de goedkeuring van alle regelgevende instanties en de creatie van een laagdrempelig, flexibel systeem. “Digitalisering is sowieso de weg van de toekomst, ook voor onze bedrijven”, gaat Vaes verder. “Daarom wilden we meer dan louter de papierstroom vervangen. Het moest vooral makkelijk in gebruik zijn en de deur openen voor nog meer efficiëntieverbeteringen. Met een digitaal systeem, zou een vrachtwagen zich ook buiten de kantooruren kunnen aanmelden met zijn handheld toestel of badge. De automatische weegbrug verifieert de gegevens en leidt hem vervolgens naar de juiste container. Die kan dan op basis van de nummerplaatherkenning zijn deuren openen om de lading in ontvangst te nemen. Dat kan de toekomst van afvalinzameling en -verwerking worden. De digitalisering van de afvaltransportdocumenten is de eerste cruciale stap in dit verhaal. In een volgende stap hopen we dit verhaal Europees te kunnen uitrollen voor grensoverschrijdend transport.”

Winst in tijd, efficiëntie en transparantie

Recycling afvaltransport vrachtbrieven go4circle vakblad

Go4circle en Coberec sloegen de handen in elkaar met Pionira voor de ontwikkeling van een digitaal platform voor e-documenten voor afvaltransport: ewastra.

 

Ewastra moest vooral ook heel eenvoudig in gebruik worden. En daar zijn de federaties samen met hun IT-partner ruimschoots in geslaagd. “Het is een web-based systeem, wat wil zeggen dat het vanop gelijk welk toestel en gelijk welke locatie gebruikt kan worden. Het begint met het aanmaken van een transport dat de eigenaar, de transporteur en de verwerker vermeldt. Het systeem stuurt vervolgens automatisch een notificatie naar alle betrokken partijen met alle informatie digitaal bij de hand.” Alle gegevens zijn automatisch beschikbaar voor alle betrokken partijen van de opdracht en tegelijk voor de gewestelijke en federale overheden die bevoegd zijn voor de handhaving van afvaltransporten, maar niemand anders krijgt toegang tot die gegevens. Commerciële en persoonlijke gegevens (GDPR) worden dus voor 100% beschermd. “De chauffeur kan dan met een app op zijn smartphone, tablet of boordcomputer toegang krijgen tot alle gepaste documenten en ze door de bevoegde personen of systemen digitaal laten ondertekenen bij het ophalen of afleveren van het transport.” Dat dit garant staat voor een flinke winst in efficiëntie en tijd is vanzelfsprekend. Het systeem zal immers al heel wat zaken automatisch invullen. Maar het verhoogt ook de veiligheid en de flexibiliteit. Vaes ziet nog een bijkomende troef: “Door alles digitaal te maken, zullen bedrijven na een tijdje over big data beschikken. Analyse van die gegevens kan tot verdere optimaliseringen leiden.”

Gunstig tarief

En het kostenplaatje van dit alles? Go4circle en Coberec hebben een gunstig tarief afgedwongen door de transacties van alle gebruikers die via hen intekenen te globaliseren. “Een soort groepsaankoop dus”, vertelt Vaes met een knipoog. “U krijgt op het einde van de maand een overzichtelijke factuur met het aantal transacties op vermeld.” De komende maanden staan er verschillende informatiesessies op het programma om geïnteresseerden een demo te geven van hoe ewastra precies werkt.