Goed contractbeheer onmisbare voorwaarde voor goed risico- en verzekeringsbeheer

Of u nu banden, edelmetalen of andere materialen recycleert of asbest verwijdert en behandelt: goed contractbeheer kan uw onderneming veel ellende besparen. Gedetailleerde en duidelijke afspraken tussen alle betrokken partijen (klant, leverancier en verzekeraar) zorgen voor een verhoogd comfort en een grotere zekerheid als er toch iets misgaat en er een schade geregeld moet worden. Pieter-Paul Casier, COO bij Group Casier, licht vijf cruciale aandachtspunten toe.

Idealiter beschikt u over eigen aankoopvoorwaarden en over een reglement voor dienstverleners (bij werven een ‘bouwplaatsreglement’). Hebt u deze documenten nog niet? Maak dan voor uw onderneming de oefening aan de hand van voorwaarden van een andere onderneming. Maak tegelijk een lijst van wat u belangrijk vindt en van wat u onaanvaardbaar vindt en laat het resultaat nazien door een advocaat die gespecialiseerd is in handelsrecht.

In contracten voor de uitvoering van opdrachten combineert u de clausules uit uw eigen leveringsvoorwaarden met de clausules die uw klanten, opdrachtgevers of leveranciers u proberen op te leggen. Vraag voor speciale projecten of investeringen advies op maat aan uw risico- en verzekeringsbeheerder, zodat u de risico’s en de mogelijke kostprijs van die risico’s in overweging kunt nemen en er rekening mee kunt houden in het contract.

Open communicatie met alle betrokkenen rond deze materie is absoluut aangewezen: uw eigen medewerkers, uw klanten of leveranciers én uw onderaannemers of zelfstandige medewerkers. Vergeet zeker ook niet om uw risico- en verzekeringsbeheerder altijd op de hoogte te brengen van bijzondere, contractuele clausules rond aansprakelijkheid en/of verzekering wanneer u contracten met dergelijke clausules afsluit of u worden opgedrongen.

In België bent u vrij om in een contract tussen (professionele) partijen af te wijken van de wettelijke regels rond aansprakelijkheid, voor zover deze afwijking geen inbreuken bevat tegen de Wet of tegen de Openbare Orde. Dergelijke clausules behandelen verschillende situaties. Soms zitten ze verscholen onder andersluidende hoofdstukken van het contract. Let goed op de kleine lettertjes over uitbreiding van aansprakelijkheid, beperking van aansprakelijkheid, afstand van verhaal en vrijwaring. Houd hierbij ook rekening met de rechten en belangen van uw verzekeraar. Laat contractuele clausules rond aansprakelijkheid en verzekering om die reden altijd grondig nalezen door uw risico- en verzekeringsbeheerder.

Leveringen in het buitenland of contracten naar buitenlands recht kunnen een grondige wijziging van de contractuele interpretatie tot gevolg hebben. Zo is in Frankrijk een contractuele beperking van aansprakelijkheid in de meeste gevallen wettelijk gewoon nietig. Ook het Angelsaksische recht verschilt rond deze materie grondig van het onze. U kunt in bepaalde omstandigheden dus werken met een vals gevoel van veiligheid: u leverde onder uw eigen leveringsvoorwaarden, waarin u uw aansprakelijkheid beperkt. Maar wanneer het erop aankomt zal de bevoegde rechtbank de betrokken contractuele clausules toch nietig verklaren … Werken onder toepassing van een buitenlandse wetgeving wordt trouwens algemeen als een verhoogd risico beschouwd. Beschouw niets als vanzelfsprekend en laat u in dit geval grondig adviseren door bevoegde mensen in het betrokken land.

Dankzij goed contractbeheer kent u uw contractuele risico’s en gaat u er bewust(er) mee om. Het laat u toe om onaangename verrassingen te vermijden en uw risico- en verzekeringsbeheer beter af te stemmen op uw echte risico’s. Ga hierover in overleg met uw risico- en verzekeringsbeheerder! Een goede mix van contractuele bepalingen en verzekeringsclausules biedt vaak de beste oplossing.