Digitale vrachtbrieven voor afvaltransport verhogen uw efficiëntie

Elektronische vrachtbrieven (ook wel e-cmr genoemd) staan al in heel wat sectoren garant voor efficiëntiewinst. Met de strenge regelgeving inzake traceerbaarheid die geldt voor afvaltransport was dat vooralsnog niet mogelijk in deze sector. Daar brengen sectorfederaties  go4circle, Coberec en IT-partner Pionira nu verandering in. Met de lancering van ewastra kunnen afvalbedrijven voortaan op een laagdrempelige manier en aan een gunstig tarief hun transportdocumenten digitaliseren.

Elk afvaltransport moet gedocumenteerd worden. De papieren geven aan waar de afvalstoffen vandaan komen, wie ze meeneemt en waar ze weer worden afgeleverd voor een perfecte traceerbaarheid. Het helpt de wetgever en ordehandhavers ook om in geval van calamiteiten de juiste maatregelen te kunnen treffen. “Maar dat brengt de nodige administratieve rompslomp en een papierslag met zich mee”, geeft Stany Vaes, algemeen directeur van go4circle aan. “Het bedrijf moet de documenten voorbereiden, de chauffeur moet overal uitstappen en de juiste bon laten ondertekenen, overal moeten er dubbeltjes voor ontvangst worden achtergelaten … Om die traceerbaarheid mogelijk te maken, zijn er dus heel wat manipulaties nodig. Dat kon volgens ons beter.” Go4circle en Coberec sloegen daarom de handen in elkaar met Pionira voor de ontwikkeling van een digitaal platform voor e-documenten voor afvaltransport: ewastra.

Eerste stap in digitalisering

Twee essentiële voorwaarden stonden voorop in de ontwikkeling van ewastra: de goedkeuring van alle regelgevende instanties en de creatie van een laagdrempelig, flexibel systeem. “Digitalisering is sowieso de weg van de toekomst, ook voor onze bedrijven”, gaat Vaes verder. “Daarom wilden we meer dan louter de papierstroom vervangen. Het moest vooral makkelijk in gebruik zijn en de deur openen voor nog meer efficiëntieverbeteringen. Met een digitaal systeem, zou een vrachtwagen zich ook buiten de kantooruren kunnen aanmelden met zijn handheld toestel of badge. De automatische weegbrug verifieert de gegevens en leidt hem vervolgens naar de juiste container. Die kan dan op basis van de nummerplaatherkenning zijn deuren openen om de lading in ontvangst te nemen. Dat kan de toekomst van afvalinzameling en -verwerking worden. De digitalisering van de afvaltransportdocumenten is de eerste cruciale stap in dit verhaal. In een volgende stap hopen we dit verhaal Europees te kunnen uitrollen voor grensoverschrijdend transport.”

Winst in tijd, efficiëntie en transparantie

Go4circle en Coberec sloegen de handen in elkaar met Pionira voor de ontwikkeling van een digitaal platform voor e-documenten voor afvaltransport: ewastra.

Ewastra moest vooral ook heel eenvoudig in gebruik worden. En daar zijn de federaties samen met hun IT-partner ruimschoots in geslaagd. “Het is een web-based systeem, wat wil zeggen dat het vanop gelijk welk toestel en gelijk welke locatie gebruikt kan worden. Het begint met het aanmaken van een transport dat de eigenaar, de transporteur en de verwerker vermeldt. Het systeem stuurt vervolgens automatisch een notificatie naar alle betrokken partijen met alle informatie digitaal bij de hand.” Alle gegevens zijn automatisch beschikbaar voor alle betrokken partijen van de opdracht en tegelijk voor de gewestelijke en federale overheden die bevoegd zijn voor de handhaving van afvaltransporten, maar niemand anders krijgt toegang tot die gegevens. Commerciële en persoonlijke gegevens (GDPR) worden dus voor 100% beschermd. “De chauffeur kan dan met een app op zijn smartphone, tablet of boordcomputer toegang krijgen tot alle gepaste documenten en ze door de bevoegde personen of systemen digitaal laten ondertekenen bij het ophalen of afleveren van het transport.” Dat dit garant staat voor een flinke winst in efficiëntie en tijd is vanzelfsprekend. Het systeem zal immers al heel wat zaken automatisch invullen. Maar het verhoogt ook de veiligheid en de flexibiliteit. Vaes ziet nog een bijkomende troef: “Door alles digitaal te maken, zullen bedrijven na een tijdje over big data beschikken. Analyse van die gegevens kan tot verdere optimaliseringen leiden.”

Gunstig tarief

En het kostenplaatje van dit alles? Go4circle en Coberec hebben een gunstig tarief afgedwongen door de transacties van alle gebruikers die via hen intekenen te globaliseren. “Een soort groepsaankoop dus”, vertelt Vaes met een knipoog. “U krijgt op het einde van de maand een overzichtelijke factuur met het aantal transacties op vermeld.” De komende maanden staan er verschillende informatiesessies op het programma om geïnteresseerden een demo te geven van hoe ewastra precies werkt.