“De combinatie van track & trace en digitaal materiaalbeheer is zeer interessant

Voor firma’s die veel materialen, gereedschappen en machines bezitten, is het niet altijd even eenvoudig om het overzicht te bewaren. Zaken die verloren gaan, administratieve rompslomp, inefficiëntie en tijdverlies: het zijn euvels die je kan vermijden via track & trace en intelligent materiaalbeheer. Smet Aannemingen begreep dit maar al te goed en ging in zee met Mergroup, dat de werking van zijn track & trace-systemen en materiaaltags koppelt aan een gebruiksvriendelijk softwareplatform. Met een hogere uitvoerende, administratieve en financiële efficiëntie als resultaat.

Als specialist in grond- en afbraakwerken is Smet Aannemingen steevast actief op tientallen werven in heel Vlaanderen. Aangezien de bedrijfsmaterialen, -gereedschappen en -voertuigen voortdurend van locatie veranderen, is een track & trace-systeem geen overbodige luxe. Smet doet daarvoor een beroep op de expertise van Mergroup, dat zich eveneens toelegt op digitaal materiaal­beheer. Dit laatste impliceert dat er aan het track & trace-toestel nog een RFID-lezer wordt bevestigd, die via radiofrequentie kleine tags op materialen detecteert en zo op een rijtje zet welke materialen zich in de onmiddellijke nabijheid bevinden. De tags zijn zowel op kleine gereedschappen (boormachines, schoppen, compressoren, ladders …) als containers of machines te plaatsen en gaan tot tien jaar mee.

Handige inventaris
De werking van de track & trace-systemen en de RFID-lezers is gekoppeld aan een gebruiksvriendelijk softwareplatform. Bedrijven verkrijgen op die manier heel wat informatie en een handig inventaris van al hun materiaal. Dit mondt zowel uit in administratieve als operationele efficiëntie. “Als je weet dat een van je werknemers morgen naar een bepaalde werf gaat, kan je eenvoudig nagaan welke materialen zich al op die werf bevinden, welke materialen nog opgeborgen zijn in zijn camionette, enzovoort. Als je snel een bepaald gereedschap of machine nodig hebt, kan je via het softwareprogramma nakijken waar ze zich bevinden en welke van die locaties het dichtstbij is”, illustreert Kristof Vanbelle van Mergroup. “Het loont bovendien om een RFID-lezer te plaatsen in een machine die veel werven aandoet”, vertelt Frederik De Block van Smet Aannemingen: “Neem nu onze tank- of containerwagens, die dagelijks op heel wat plekken komen en voortdurend materialen registreren. Zo krijgen we automatisch een uitgebreid en up-to-date overzicht van heel onze stock en spelen we veel minder zaken kwijt.”


“Je kan de route van je voertuigen en de werking van je personeel dus perfect opvolgen”

Inzicht en overzicht
Het softwareplatform van Mergroup ondersteunt de administratieve werking van aannemings­bedrijven. Het houdt in detail bij waar een materiaal zich bevindt, hoe lang dat al het geval is en hoeveel je eventueel moet aanrekenen. “Dat kan zeer ver gaan: je ziet wanneer voertuigen gestopt zijn, hoe snel ze op dit moment rijden, wat hun actuele kilometerstand is …”, legt Vanbelle uit. “Je kan de route van je voertuigen en de werking van je personeel dus perfect opvolgen. Indien je de optie mét Garmin neemt, kan je bestuurders zelfs een berichtje sturen of een taak toewijzen. Alle informatie kan in allerhande rapporten gegoten worden (tijdslijnen, triprapporten, sensorregistraties …), en alle locaties worden weergegeven op een handige geografische map. Doet er zich een dringend probleem voor op een bepaalde werf, dan kan je nagaan welke werknemers in de buurt zijn en wie eventueel snel kan inspringen. Inzicht en overzicht, dat zijn de kernwoorden.”

Financieel voordelig
Smet Aannemingen is rotsvast overtuigd van de voordelen van het track & trace-systeem van Mergroup en installeerde het inmiddels op diverse kranen, personenwagens, caddies, bulldozers, verreikers … Daarnaast tekende het als tienduizendste abonnee in op het materiaalbeheerprogramma. “De combinatie van track & trace en digitaal materiaalbeheer is zeer interessant”, aldus De Block. “Eén blik op het softwareplatform biedt je meer informatie dan je met tientallen telefoontjes kan vergaren. Ook financieel is het enorm voordelig. Een schop op zich kost niet veel, maar als je jaarlijks honderd nieuwe schoppen moet kopen omdat je ze allemaal kwijtspeelt, wordt het een ander verhaal. Dat geldt uiteraard eens zo sterk voor duurdere toestellen en instrumenten.”

Huurovereenkomst
Mergroup doet er qua financieel voordeel zelfs nog een schepje bovenop. Het sluit met zijn klanten immers een huurovereenkomst af. “Dat heeft twee belangrijke voordelen: de kosten zijn gespreid en het is 120% fiscaal aftrekbaar”, vertelt Vanbelle. “Er is ook een garantie van zestig maanden op alle hardware aan gekoppeld. Zodra de huurperiode afloopt, is de hardware het eigendom van de klant en hoeft hij enkel nog het abonnement voor het gebruik van de software te betalen. Studies wijzen uit dat je track & trace na amper één jaar terugverdient als je het efficiënt gebruikt. We volgen op of onze klanten het systeem goed benutten en bieden hen maximale ondersteuning, met de bedoeling om hun return-on-investment te optimaliseren. Iets wat bij Smet Aannemingen alvast aardig aan het lukken is.”

Tekst: Tim Janssens     Beeld: Tim Janssens en Mergroup